보존 기간 설정
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관리자는 보존 정책을 정의하고 기본 정책을 지정할 수 있으며, 만료된 문서는 즉시 삭제되지 않고 만료 문서 보관함 으로 이동된 후 유예 기간을 거쳐 영구 삭제 처리됩니다
문서 보존 기간 정책을 생성·수정·삭제하고, 신규 문서에 적용될 기본 보존 정책 및 제외 대상을 지정합니다
- 보존 기능 설정을 원하는 경우 보존 기간 설정에 상단 우측 토글을 클릭하여 활성화 합니다.
1.1 보존 정책 추가
- 좌측 메뉴에서 문서 보존 기간 > 보존 기간 설정을 클릭합니다.
- 보존 정책 섹션 우측 상단의 [추가]를 클릭합니다.
- 정책 정보를 입력합니다:
- 보존 정책: 정책 이름을 입력합니다.
- 보존 기간: 개월 수를 입력하거나, 만료 없이 유지할 경우 영구를 선택합니다.
- 설명 (선택): 정책에 대한 부가 설명을 입력합니다.
- [저장]을 클릭합니다.
1.2 기본 보존 정책 지정
- 목록의 최상단에 위치한 정책이 신규 문서 등록 시 자동으로 적용되는 '기본 보존 정책'이 됩니다.
- 순서 변경: 기본 정책으로 지정할 정책 옆의 [위로] 버튼을 클릭하여 목록 맨 위로 이동시킵니다.
1.3 기본 보존 정책 제외 대상 설정
특정 부서나 사용자에게 기본 보존 정책이 자동 적용되지 않도록 설정할 수 있습니다. (제외된 사용자가 문서를 생성하면 보존 정책이 자동 지정되지 않으며, 문서 관리자가 직접 선택해야 합니다.)
- 문서 보존 기간 > 보존 기간 설정 화면으로 이동합니다.
- 기본 보존 정책 제외 대상 섹션 검색창에 사용자 또는 부서명의 일부를 입력합니다.
- 검색된 목록에서 제외할 대상을 선택한 후 [추가]를 클릭합니다. (설정 내용은 실시간 자동 저장됩니다.)
1.4 보존 정책 수정 및 삭제
- 수정: 정책 목록에서 변경할 정책 우측의 [수정]을 클릭해 이름, 기간, 설명을 수정한 후 [저장]을 누릅니다.
- 삭제: 정책 우측의 [삭제]를 클릭하고 확인 창에서 [삭제]를 클릭합니다. (단, 삭제된 정책은 복구할 수 없습니다.)